Hallo teman-teman semua, dalam dunia bisnis atau di lingkungan kantor, seringkali kita diharuskan untuk membuat surat resmi. Namun, sebelum surat tersebut dikirimkan, ada satu hal yang harus diputuskan terlebih dahulu, yaitu nomor surat. Nomor surat menjadi penting karena mempermudah pencarian arsip dan memperjelas alur komunikasi. Nah, dalam artikel ini, admin akan membahas mengenai cara membuat nomor surat dengan mudah.
1. Menggunakan Aplikasi Microsoft Word
Salah satu cara mudah untuk membuat nomor surat adalah menggunakan aplikasi Microsoft Word. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
- Buka dokumen baru di Microsoft Word
- Pilih menu “Insert” dan klik “Header & Footer”
- Pilih “Page Number” dan pilih jenis nomor halaman yang diinginkan
- Tambahkan teks “Nomor Surat” di atas nomor halaman
- Tambahkan nomor surat sesuai dengan format yang diinginkan
- Klik “Close Header and Footer” untuk menyelesaikan
Kelebihan dari cara ini adalah mudah dan cepat dilakukan, terutama bagi yang sudah memahami cara menggunakan Microsoft Word. Namun, kekurangannya adalah format nomor surat tidak bisa disesuaikan dengan keinginan secara detail.
2. Menggunakan Aplikasi Excel
Selain menggunakan Microsoft Word, admin juga merekomendasikan penggunaan aplikasi Excel dalam membuat nomor surat. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
- Buka dokumen baru di Microsoft Excel
- Buat tabel dengan kolom “Nomor Surat”, “Tanggal”, dan “Perihal”
- Tambahkan nomor surat pada kolom “Nomor Surat”
- Simpan file Excel tersebut
Dalam penggunaan Excel, kelebihannya adalah format nomor surat bisa disesuaikan dengan detail, seperti penomoran berdasarkan tahun atau bulan. Namun, kekurangannya adalah harus membuka file Excel terlebih dahulu untuk mencari nomor surat yang diinginkan.
3. Menggunakan Aplikasi Khusus
Jika ingin lebih profesional dalam membuat nomor surat, bisa menggunakan aplikasi khusus seperti SuratGenerator atau Aplikasi Surat Menyurat. Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai kedua aplikasi tersebut:
| Nama Aplikasi | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| SuratGenerator | Mudah digunakan dengan fitur lengkap | Harus membayar untuk menggunakan versi lengkap |
| Aplikasi Surat Menyurat | Bebas biaya dengan fitur lengkap | Kurang dikenal dan berisiko mengandung virus |
Dalam penggunaan aplikasi khusus, kelebihannya adalah fiturnya lengkap dan format nomor surat bisa disesuaikan dengan detail. Namun, kekurangannya adalah harus mengeluarkan biaya untuk versi lengkap atau berisiko mengandung virus jika menggunakan aplikasi yang kurang dikenal.
FAQ
Q: Apakah nomor surat harus berurutan?
A: Ya, nomor surat harus berurutan sesuai dengan tanggal pembuatan surat.
Q: Apakah nomor surat harus menggunakan angka?
A: Tidak selalu, nomor surat bisa menggunakan kombinasi angka dan huruf.
Q: Berapa digit ideal untuk nomor surat?
A: Tidak ada ketentuan pasti, namun sebaiknya tidak terlalu panjang agar mudah diingat dan dicari.
Q: Apa yang harus dilakukan jika nomor surat ternyata salah?
A: Jika nomor surat ternyata salah, segera membuat surat dengan nomor surat yang benar dan mencantumkan catatan perubahan nomor surat pada surat tersebut.
Kesimpulan
Itulah beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membuat nomor surat dengan mudah. Jangan lupa untuk memperhatikan format nomor surat yang diinginkan dan membuat catatan untuk memudahkan pencarian arsip di kemudian hari. Semoga artikel ini bermanfaat dan selamat mencoba!